Wann und warum Sie Ihr Reporting von Excel auf Power BI umstellen sollten

Es geht wieder los, werden Sie vielleicht denken. proMX macht Excel schlecht, diesmal, um Power BI zu loben. Manchmal hat es den Anschein, dass wir Excel nicht mögen, da wir seine Verwendung als Projektmanagement-Lösung oft kritisieren. Das ist jedoch weit von der Wahrheit entfernt.

Excel ist ein großartiges Werkzeug. Aber es ist kein Allheilmittel oder ein Schweizer Armeemesser, wenn man kein anderes Tool für einen bestimmten Zweck hat. Jetzt wird also wieder Excel angegriffen. Diesmal werden seine Reporting-Fähigkeiten angezweifelt.

Wiederum ist dem nicht so.

Reporting ist eine der starken Seiten von Excel. Allerdings bietet Microsoft Power BI noch mehr solcher Fähigkeiten. Wenn Sie also mit der Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit von Excel zufrieden sind, sollten Sie auf jeden Fall dabei bleiben.

Wenn Sie sich jedoch in Excel eingeschränkt fühlen und mehr aus Ihrem Reporting herausholen möchten, sollten Sie einen Blick auf Microsoft Power BI werfen (d.h. diesen Artikel lesen).

Microsoft Excel und seine Vorteile

Um Ihnen zu beweisen, dass wir nichts gegen Excel haben, fangen wir mit einem Loblied auf Excel an.

Excel ist ein phänomenal erfolgreiches Tool, das von fast jedem Unternehmen auf dem Planeten verwendet wird. Es ist das dominierende Tabellenkalkulationsprogramm auf dem Markt und es gibt einen guten Grund, warum es so beliebt ist.

Da es recht intuitiv zu bedienen und recht flexibel ist, wird es für viele verschiedene Zwecke eingesetzt (auch das ist keine Kritik, Excel-Fans).

Einige der nützlichsten Funktionen von Excel sind:

Ad-hoc-Berechnungen
– mathematische Operationen
– Datenorganisation
– Datenanalyse
– Datenexploration
– Diagramme
– Diagramme
– Pivot-Tabellen
– Tabellenkalkulationsfunktionalität
– manuelle Dateneingabe

Wie Sie wahrscheinlich wissen, ist Excel Teil der Microsoft 365-Familie (früher: Office 365) und daher nur im Paket mit den anderen Tools dieser Suite erhältlich. Eine eigenständige Anwendung gibt es nicht.

Microsoft Power BI und seine Vorteile

Werfen wir einen Blick auf Power BI, das sich eigentlich stark von Excel unterscheidet, auch wenn sie für ähnliche Zwecke eingesetzt werden können und sich einige ihrer Funktionen überschneiden.

Wie der Name schon sagt, ist Power BI eine Business Intelligence-Anwendung. Es ist jedoch auch ein Werkzeug zur Datenvisualisierung. In der Tat ist diese Funktionalität ziemlich zentral. Mit Power BI können Benutzer benutzerdefinierte Dashboards aus einer Vielzahl verschiedener Datenquellen erstellen.

Oder wie Microsoft es ausdrückt: „Power BI ist eine Sammlung von Softwarediensten, Apps und Konnektoren, die zusammenarbeiten, um Ihre nicht zusammenhängenden Datenquellen in kohärente, visuell ansprechende und interaktive Einblicke zu verwandeln.“

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Was Power BI auszeichnet:

– große Datenspeicherung
– E-Mail-Benachrichtigungen zum Verfolgen von Metriken
– schnelle Ansicht von KPIs an einem Ort
– schöne Visualisierungen
– Cloud-basierte Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern

Power BI ist als Desktop-Anwendung, als Online-Service und als mobile App verfügbar. Und noch etwas Tolles: Sie können es zu Beginn kostenlos nutzen.

Excel vs. Power BI: Ein Vergleich

Nachdem wir nun die Grundlagen der beiden Tools kennen, wollen wir uns ansehen, wie Power BI und Excel in Bezug auf die Funktionalität im Vergleich stehen.

Datenquellen

Power BI und Excel unterscheiden sich, wenn es darum geht, mit welchen Datenquellen sie arbeiten können. Excel kann sich mit vielen Quellen verbinden. Power BI hingegen unterstützt viel mehr Datenquellen.

Eine Sache, die Excel gegenüber Power BI hat: Sie können Daten manuell eingeben. Und während es in Power BI möglich ist, Berichte im Tabellenstil zu erstellen, ist es in Excel definitiv viel einfacher.

Und ein weiterer Nachteil von Power BI: Es kann importierte Daten aus Echtzeitverbindungen nicht mischen. Es ist jedoch möglich, einen Bericht mit verschiedenen Datenquellen zu erstellen, ohne ihn in mehrere kleinere Berichte aufteilen zu müssen.

Datenvisualisierung

Power BI hat definitiv die Oberhand, wenn es um die Datenvisualisierung geht. Es bietet so viele verschiedene Arten von Diagrammen, dass Excel einfach keine Chance hat.

Große Daten

Da Excel ein Client-Tool ist, werden Sie Schwierigkeiten haben, mit Dateien zu arbeiten, die größer als 500 MB sind. Power BI erreicht seine Grenze bei ca. 50 Millionen Datensätzen und ist viel schneller in der Verarbeitung, da es Kompressionsalgorithmen zum Importieren und Zwischenspeichern von Daten verwendet.

Kollaboration und Freigabe

Wenn Sie mit Ihrem Bericht in Excel fertig sind, können Sie ihn per E-Mail weitergeben oder Ihren Bericht auf SharePoint speichern, damit andere darauf zugreifen können.

In Power BI ist das viel einfacher, da Dashboards über die Cloud geteilt werden können.

Wie Sie wahrscheinlich wissen, ist die Zusammenarbeit mit anderen an einer Excel-Datei ein ziemlicher Alptraum. Ehe Sie sich versehen, haben Sie verschiedene Dateien mit unterschiedlichen Informationen. In Power BI ist es jedoch einfacher, Dashboards gemeinsam zu nutzen, und es gibt sozusagen nur eine Datei.

Mobile Geräte

Haben Sie schon einmal eine mobile Ansicht von Excel-Tabellen gesehen? Wir auch nicht.

Power BI hingegen ist mobilfreundlich mit Apps für Tablets und Smartphones.

Dashboards

Während Excel auf den ersten Blick intuitiver zu bedienen ist, erfordert die Anpassung an Ihre Bedürfnisse in Wirklichkeit ziemlich viel Aufwand.

In Power BI verwenden Sie Drag & Drop und es ist einfacher, Daten zu filtern.

Excel-Dashboards hingegen sind im Vergleich zu denen von Power BI nicht sehr interaktiv.

Fazit: Power BI oder Excel?
Power BI und Excel sind Geschwister und keine Konkurrenten, wobei BI generell mehr Funktionen bietet, Excel aber auch einige Besonderheiten in petto hat.

Wann sollten Sie was verwenden? Das hängt von Ihren Bedürfnissen ab hinsichtlich: Power Bi Kurs Excelhero wird es Ihnen zeigen.

– Auswertungen
– Zusammenarbeit
– Datenquellen
– Größe der Daten
– Visualisierungen

Das meiste, was Power BI kann, könnte auch in Excel gemacht werden. Allerdings könnten Sie auf Hardware-Probleme stoßen und die Grafiken werden nicht so schön sein.

Unserer Meinung nach verhält es sich mit der Verwendung von Excel für das Berichtswesen ähnlich wie mit der Verwendung von Excel für die Projektverwaltung. Bis zu einem gewissen Grad an Komplexität ist es sinnvoll. Solange Ihre Prozesse und Anforderungen relativ einfach sind, sollten Sie auf jeden Fall bei Excel bleiben.

Sobald die Dinge komplizierter werden und Sie sich professionalisieren müssen, sind Sie gut beraten, auf Power BI umzusteigen. Übrigens ist es kein Entweder-Oder. Sie arbeiten auch gut zusammen.